Ce sa pregatesti inainte de prima consultatie

Prima discuție cu un consultant de evenimente corporate poate părea simplă, dar pregătirea dinainte face diferența între o întâlnire productivă și una în care pierdeți timpul cu întrebări de bază. Am observat că echipele care vin cu câteva informații clare reușesc să obțină oferte mai precise și să scurteze perioada de planificare cu până la două săptămâni.

În cadrul consultației noastre, discutăm despre obiectivele retreat-ului, bugetul estimativ, numărul de participanți și preferințele de locație. Dacă aveți deja o listă scurtă de locații sau activități dorite, cu atât mai bine. În lipsa acestora, vă putem propune opțiuni personalizate, dar un minim de informații ajută la focusarea discuției.

Documente și informații utile

Pentru a eficientiza prima întâlnire, vă recomandăm să aveți la îndemână:

• Numărul exact de participanți și eventualele restricții alimentare sau de mobilitate
• Perioada dorită (date flexibile sau fixe) și durata estimată a evenimentului
• Bugetul aproximativ pe participant sau total, chiar și orientativ
• O listă cu activități care au funcționat bine în trecut sau care sunt de evitat
• Preferințe de cazare (standard hotelier, tip camere, facilități necesare)

Nu este obligatoriu să aveți toate detaliile stabilite din start. Uneori, exact de aceea solicitați o consultație – pentru a clarifica opțiunile. Însă cu cât veniți mai pregătiți, cu atât consultantul poate sări peste întrebările generale și să intre direct în personalizarea pachetului.

Cum decurge întâlnirea

Prima consultație durează de obicei între 45 și 60 de minute și se desfășoară online sau la sediul nostru. Începem prin a înțelege cultura organizațională și nevoile echipei, apoi trecem la propuneri concrete de locații și formate. La final, veți primi un rezumat scris al discuției și pașii următori, fără obligații.

Dacă după această primă discuție simțiți că avem direcția potrivită, putem programa o a doua întâlnire pentru a detalia pachetul și a stabili calendarul de livrare.